login-3938432_1920 (1)
  • Beneficiarul proiectului:
    Universitatea Tehnica Cluj Napoca
  • Perioada de implementare a proiectului:
    2018
  • Servicii:
    Implementare flux de lucru digitalizat, suport si consultanta automatizare

Detalii ale proiectului:

Pentru acest client am implementat un modul de registratura care inglobeaza toate documentele ce intra si ies din universitate. Documentele se trimit pe email catre registratura si apoi urmeaza un flux intern de aprobare.

Pentru documentele care au o pondere mare din total s-au implementat fluxuri predefinite. Astfel utilizatorii pot accesa platforma de registratura si pot initia cereri care urmeaza fluxul de aprobare predefinit. Pentru a nu face trecerea brusca catre digitalizare, pentru o anumita perioada de timp s-a permis si primirea cererilor la registratura in format fizic. Aceste documente se scaneaza la registratura si pe urma urmeaza acelasi flux de aprobare.

Cele doua fluxuri predefinite pe care le-am implementat sunt “referat de necesitate” si “cereri de deplasare”.

Datorita automatizarii acestor fluxuri de lucru cu ajutorul platformei JobRouter, clientul nostru beneficiaza acum de:

–       Management eficient al documentelor

–       Cresterea gradului de satisfactie al angajatilor universitatii si scaderea timpului alocat plimbatului de documente

–       Trasabilitatea documentelor si a raspunsurilor. Initiatorul va sti in timp real unde este documentul sau pe fluxul initiat

–       Comunicare usoara intre initiatorul unui document si aprobatori

–       Timp de raspuns scurt pentru fiecare solicitare initiata

–       Posibilitate de control al bugetelor datorita rapoartelor dedicate management-ului institutiei

La doar doua saptamani dupa ce fluxurile de lucru digitalizate au devenit operationale, universitatea inregistra deja circa 1000 de documente generate/saptamana, dintre care mai bine de un sfert erau pe fluxuri automatizate complet.


TAG-URI: #digitalizare, #workflowdigitalization, #jobrouter