Digitalizare

Digitalizare

Digitalizarea proceselor interne ale organizatiilor reprezinta trecerea de la formatul fizic (documente listate si semnate) la formatul electronic.

De ce sa digitalizam?

Pentru a creste eficienta angajatilor

Pentru a putea prelucra informatiile din cadrul documentelor

Pentru a elimina hartia din cadrul organizatiilor si pentru a scadea costurile

Pentru a crea noi fluxuri de business si noi procese in cadrul organizatiilor pentru automatizare si control

Blade recomanda pentru digitalizare platforma JobRouter pentru ca:

Este o platforma internationala folosita cu succes in peste 700 de companii la nivel global
Platforma se integreaza cu orice aplicatie ce are o baza de date
Se pot dezvolta aplicatii care se acceseaza din browser-ul de internet fara a fi nevoie de a instala aplicatia
Include solutie de document management si arhivare de documente
Se licentiaza pe module de functionalitati si pe pachete de utilizatori
Creeaza rapid si usor fluxurile din companie, intr-un mod grafic:

JobRouter optimizeaza:

Fluxurile de lucru si procesele de business din cadrul organizatiei
Costurile cu licentierea sistemelor ERP – se integreaza nativ cu SAP ERP, extrage datele din SAP, le prelucreaza pe fluxurile dorite
Costurile cu licentele SAP
Comunicarea dintre angajati, departamente si locatii

Aplicatia JobRouter se adreseaza:

Companiilor care au implementat sistemul SAP ERP

Costurile cu licentele reprezinta de obicei 40% din costul implementarii SAP (o licenta SAP costa aproximativ 2500 eur). Orice flux nou de business implica utilizatori noi, care au nevoie de noi licente, ceea ce ridica mult costurile necesare. Integrand aplicatia JobRouter cu SAP organizatia va putea economisi bani cu licentele noi avand in vedere faptul ca un pachet JobRouter include 500 de utilizatori.

Companiilor de orice marime, care vor sa se dezvolte si sa devina eficiente

Pentru o companie medie aflata in dezvoltare, implementarea unui sistem ERP implica efort si costuri ridicate. Cu ajutorul fluxurilor JobRouter, care se integreaza in procesele de lucru rapid si cu buget accesibil, controlul afacerii devine mai usor.

Institutiilor publice

Cu buget restrans puteti implementa rapid (in circa 1-2 luni) solutii care pot digitiza si automatiza fluxurile din institutie. Cu ajutorul aplicatiei JobRouter plimbatul hartiilor si timpii morti necesari semnarii si aprobarii de documente importante vor fi de domeniul trecutului.

10 cazuri in care JobRouter este cel mai bun aliat atat al organizatiei, cat si al membrilor acesteia

Registratura

Fie ca vorbim de o companie privata sau de o institutie publica, fluxul de documente care intra si care ies este de obicei unul foarte mare. Fluxul de documente poate fi destul de anevoios pana la rezultatul final – un document care se arhiveaza. Folosind aplicatia JobRouter, initiatorul va sti in orice moment stadiul in care se afla documentul.

Cereri de achizitii/investitii

Cererile de achizitii se pot integra cu sistemul ERP, extragand date privind bugetele si sursele de bugetare.

Se pot depune cereri de achizitii de catre utilizatorii care nu au licente de ERP. Acest gen de cereri pot fi create fie prin completarea unui formular PDF editabil si transmis pe adresa de email, fie completand direct in platforma JobRouter.

Platforma JobRouter va prelua cererea, va compara campurile si va identifica utilizatorul care a initiat cererea, dupa care va transmite pe fluxul de aprobari documentul. Fiecare din membrii inclusi in fluxul de aprobare poate sa adauge paragrafe si comentarii in document, rezultand la final un document aprobat sau respins.

Documentele aprobate pot genera comenzi, acestea se pot integra cu sistemul ERP, iar urmarirea, receptia si inchiderea comenzilor se va realiza in etape validate de catre sistem sau de catre utilizator.

Cereri de concedii

Centralizarea concediilor si preluarea task-urilor persoanei care lipseste de catre alt coleg, constituie de multe ori o problema pentru organizatii.

JobRouter ajuta la crearea fluxurilor de aprobari pentru cererile de concedii si a unei imagini clare a programarii concediilor.

Executia bugetara

Este important pentru tine sa ai o imagine clara asupra bugetului la orice ora? Folosind platforma pe care specialistii BLADE o recomand vei sti in timp real cat ai cheltuit din ce ti-ai planificat si cum poti folosi eficient bugetul ramas.

Managementul deplasarilor si a decontarilor cu deplasarile

Fiecare angajat care are nevoie de o aprobare privind o deplasare poate sa initieze cererea in sistem pentru aprobare. Astfel va exista o imagine de ansamblu asupra cheltuielilor cu deplasarile, ceea ce va usura procesul de decontare.

Mai mult, aceste cheltuieli pot fi corelate cu centrele de cost si de profit din sistemul ERP.

Managementul contractelor

Marele beneficiu al gestiunii contractelor cu clientii si furnizorii prin platforma JobRouter comparativ cu un sistem ERP il constituie pretul mai scazut. In cazul sistemului ERP toate persoanele care trebuie sa semneze sau sa aprobe un contract sunt nevoite sa aiba licente, doar pentru o simpla bifa. Iar licentele implica costuri mari.

In cazul folosirii platformei JobRouter aceste cheltuieli nu mai exista. In plus, fiecare utilizator implicat in fluxul de aprobare poate sa-si seteze alerte privind scadenta contractelor si sa introduca comentarii/review-uri privind eficienta contractului respectiv.

Managementul facturilor – intrari si iesiri

Implementarea unui flux de intrare al facturilor in organizatie va creste eficienta si siguranta ca acestea sunt verificate.

Documentele de intrare sunt citite automat, verificate si procesate. JobRouter citeste datele din header-ul facturii si compara datele din comanda cu datele din factura de intrare. Procesele de verificare vor rula automat in background-ul sistemului ERP. Rezultatul final il reprezinta factura verificata si validata, iar aceasta poate fi salvata intr-un loc sigur si arhivata pt termen lung. Facturile de iesire din organizatie pot fi personalizate pe departamente, fiecare departament avand propriile persoane de decizie care aproba facturile inainte de a le expedia catre client.