Studiu de caz: Digitalizarea procesului de facturare cu JobRouter

Acesta este primul dintr-o serie de studii de caz privind utilizarea platformei de digitalizare a fluxurilor de lucru JobRouter. In 2016 am devenit parteneri JobRouter AG in Romania, dupa o experienta de circa 5 ani de implementare si configurare a aplicatiei la diferite companii si institutii din tara. Studiile de caz prezentate sunt proiecte realizate pe platforma Jobrouter de catre BLADE sau de catre JobRouter AG.

Detalii ale proiectului

Client: Reprezentanta auto Volvo Center

Angajati: aproximativ 120

Proces de business: validarea/controlul facturilor si a chitantelor

Utilizatori: 20 de angajati

Instances: aproximativ 30 de facturi/zi

Baza de date: MS SQL

Particularitate: interfata la sistemul de contabilitate Hamburger Software

Situatia initiala

Toate facturile Volvo obisnuiau sa ajunga la reprezentante in format tiparit. Contabilul le prelua si verifica continutul facturii, si daca totul era in regula le asigna manual unui cont.

Daca factura era incorecta, aceasta trebuia retrimisa prin posta si se astepta varianta corectata. Abia atunci cand factura ajungea la firma corectata, aceasta era trimisa la departamentul de contabilitate via corespondenta interna.

La departamentul de contabilitate factura era verificata inca o data inainte de a fi inregistrata in sistem. Ca in majoritatea cazurilor de procesare, factura era procesata manual, operatie mare consumatoare de timp.

Pe baza acestor analize, grupul Volvo a anuntat decizia de a renunta la facturile tiparite si de a trece la digitalizarea procesului de facturare.

Provocare

Odata luata decizia, grupul Volvo a trebuit sa gaseasca un sistem digital de management al facturilor, capabil sa proceseze facturi fara a mai fi nevoie de tiparirea, copierea, scanarea, trimiterea pe e-mail si transportul fizic al lor catre diferite departamente.

Mai mult, una din dorintele proiectului de digitalizare a intregului proces era transparenta, cu scopul de a se putea verifica intern statusul fiecarei facturi si utilizatorul care lucreaza sau aproba in momentul respectiv factura. Pana la data implementarii noului sistem, pentru a cunoaste aceste informatii era necesar sa contactezi telefonic departamentul de contabilitate, ceea ce consuma mult timp.

Implementarea platformei JobRouter

Una dintre functionalitatile principale ale unui sistem profesional de management al facturilor este componenta de arhivare digitala a acestora. Grupul a decis folosirea sistemulul de arhivare DocuWare si a sistemului de workflow management JobRouter, lucru care a validat si nenumaratele posibilitati de interconectare cu diferitele sisteme informatice existente ale platformei.

Principalul avantaj pe care aplicatia JobRouter l-a reprezentat pentru grupul Volvo a fost flexibilitatea. Din moment ce JobRouter este o platforma independenta, Volvo a decis sa o foloseasca si pentru alte procese importante de business.

Rezultatele digitalizarii procesului de facturare

 

Toate facturile sunt arhivate in sistemul de arhivare digitala. Inainte ca facturile sa fie arhivate electronic, datele de pe factura sunt citite in mod automat si analizate. Ceea ce este important in acest caz este faptul ca 90% din facturi pot fi procesate fara interactiune umana.

Departamentul de contabilitate intervine doar cand o factura prezinta particularitati sau prezinta vreo eroare. In asemenea cazuri (maxim 10% din instante) este necesara corectarea manuala.

Dupa scanarea facturii, aceasta este expediata catre sucursala, unde departamentul contabil verifica informatia de pe factura si o atribuie unui cont direct in sistemul JobRouter. Odata avizata aceasta factura in JobRouter, sistemul o redirectioneaza catre departamentul central de contabilitate.

In aceasta etapa, factura este inca o data verificata iar cand departamentul da avizul final, se creeaza si se exporta un fisier pentru fiecare client care apoi este importat in baza de date a respectivei sucursale. Acest pas completeaza procesul de digitalizare a facturilor.

In cazul in care departamentul de contabilitate nu poate da avizul final din cauza unor corecturi ce sunt necesare si care nu pot fi efectuate in cadrul departamentului, JobRouter ofera posibilitatea de a trimite factura pentru revizuire cu un simplu click.

Cu ajutorul platformei JobRouter, facturile pot fi urmarite in orice moment pentru a li se monitoriza statusul.

Pe langa transparenta, care este o caracteristica esentiala in orice organizatie, aplicatia JobRouter ajuta la reducerea timpului de prelucrare a facturilor la minim. Acest avantaj a ajutat reprezentanta auto Geisser sa-si reduca cheltuielile cu personalul si sa aloce task-uri mai calificate angajatilor sai.

Avantaje

Respectarea deadline-urilor privind discount-urile

Control complet si transparenta asupra tuturor proiectelor

Minimizarea potentialelor surse de eroare, rezultand o calitate mai mare a procesului de facturare

Cresterea satisfactiei clientilor

Reducerea cheltuielilor administrative

Acces de oriunde in lume la platforma datorita interfetei web

Documentarea si urmarirea tuturor activitatilor

Arhivare securizata si acces rapid la toate documentele